複数のクライアントと仕事をするときのスケジュール管理法

ダイレクトにクライアントとつながって仕事をすることは、気の弱い人にはできません。クライアントと向き合うには、精神的な強さ、複数の仕事をタイトな期限でこなす能力、そして土壇場での対応力などが必要です。

フリーランスでも中小企業でも、事業が成長するにつれ、いくつかのクライアントに同時に対応することを学ばなければなりません。効果的な管理には、時間管理のスキル、オンラインツール、そして計画性が必要です。これらのスキルは、自分で学んでいくしかありません。

この記事では、複数のクライアントとお仕事しながらも、落ち着いて仕事をするためのいくつかの方法をご紹介します。

1. クライアントの仕事の優先順位を決める

複数のクライアントと同時に仕事する際には、ニーズや期限に応じて仕事の順番を決めるとよいでしょう。タスクのリストを作成したら、その中でどのように日にちを分けるかを計画しましょう。

より多くのコミュニケーションと時間を必要とするクライアントもいれば、納品を重視するクライアントもいるでしょう。

スケジュールの立て方は人それぞれです。私の場合は、クライアントによって急ぎかそうでないか書き出して、どのタスクを最初に完了させるべきかを決めるのが好きです。

優先順位の書き出しをすれば、タスクに順位をつけることができ、複数のクライアントをこなす中で、重要なタスクを見逃すことがなくなります。

好みのオンライン仕事管理ツールを使って、完了すべきタスクをリストアップしてみましょう。オンラインツールを使えば、タスクリストを管理することができます。ちなみに私が使っているツールはgoogleカレンダーと、他にはエバーノートというものがあります。簡単なメモからタスク管理までできる便利で使いやすくてオススメです。

2. 一週間の計画を立てる時間を確保する

ミーティングが続く中で、自分自身と向き合い、一週間の計画を立てる時間を設けましょう。金曜日の仕事が一段落したときや、月曜日の朝に時間を確保するといいでしょう。一週間の流れを把握し、スケジュールの変更点を把握し、ペースアップすべき点を確認します。

この時間にタスクリストを見直すことで、プロジェクトに影響を与える前に問題を発見することができます。スケジュールの作成は、自分のToDoリストを見直すチャンスでもあります。完了したタスクを削除し、その週の新しいタスクを追加することができます。

1週間のスケジュールを1時間単位で明確に把握することで、すべてを把握することができます。計画性がないと、タスクを見落としがちになり、クライアントとのトラブルの原因にもなります。

3. 現実的な計画を立てる

現実的な目標を設定することも必要です。非現実的な短い期限を設定すれば、To Doリストはあっという間に達成可能に思えるかもしれませんが、それは紙の上だけの話です。出来もしない期限で実現しようとすると、ストレスがたまり、やる気が失われてしまいます。また、スケジュールの遅れにより、すべてが後手後手となり、混乱を招くことになります。

SMARTテクニックを使って目標を見直しましょう。

Specific（具体的）
Measurable（測定可能）
Attainable（達成可能）
Relevant（関連性）
Time-bounded（期限付き）

達成すべきタスクをリストアップし、どのように目標を達成するかを決定し、期限を設定します。

4. 仕事を終えるまでの時間を記録する

仕事を完了するのにかかる時間を記録するのは良いアイデアです。仕事にかかる時間を把握することは、自分の効率を把握するのに役立ちます。また、作業の基準となる時間を設定することで、遅れを取り戻すことができます。

タスクにかかる時間を記録するだけでなく、自分が最も生産性の高い時間帯を考えてみましょう。

朝型の人も、夜のコーヒータイムに仕事がはかどる人も、誰にでも生産性の高い時間帯があります。その時間帯を決めて、生産性の高い時間帯に時間のかかりそうな仕事を割り当てましょう。

仕事の過程すべてを見直すようにしましょう。個人としての成果はもちろんのこと、チームで仕事をしているならのパフォーマンスも評価しましょう。問題があれば、会議して解決策をみんなで見つけましょう。

5. 重要な仕事のルーティーンを設定する

いくつかのクライアントと仕事をするには整理整頓が必要ですが、カレンダーほど時間管理に適したものはありません。オンラインカレンダーやスケジューリングアプリを使えば、ミーティングの記録を残したり、チームに連絡が取れる時間を知らせたりすることができます。

毎回のミーティングの前にリマインダーを設定し、クライアントとやりとりするメモを確認します。GoogleやMicrosoft Teamsのカレンダーを利用すれば、各セッションに向けて準備することができます。また、ミーティングを録画できるオンラインツールは、いくつかのお仕事を同時進行する際に、見落としがないようにするために便利です。さらに、ミーティングの録画をチームメンバーと共有することもできます。

6. 仕事とクライアントとのコミュニケーションのための時間を作る

メール、電話、ビデオ通話など、クライアントはさまざまな方法であなたに連絡を取ります。クライアントとコミュニケーションをとる時間帯を明確に決めておきましょう。すべての問い合わせにすぐに返信する必要はありません。

あなたがメールをチェックする時間や、あなたやあなたのチームが電話に出られる時間をクライアントに伝えましょう。早い段階でコミュニケーションのガイドラインを設定することで、多くの時間を節約することができます。クライアントとのコミュニケーションを、1日の中で生産性の低い時間帯に割り当てることができます。

7. 一つの仕事にまとまった時間を確保する

複数のクライアントを抱えている場合、同時進行で作業しても良い結果は得られません。それぞれのクライアントには、異なる考え方を必要とする異なる概要があります。すべてのことを少しずつやろうとすると、結局何もできなくなってしまいます。

1つの仕事に全力で取り組み、次に進みましょう。

依頼内容の要点、デザインのインプット、デザイン修正のすべて同時に行うことはできません。仕事の分担を明確にして、それぞれの仕事に時間を割きましょう。チームであれば、メンバーに合った責任を分担しましょう。

8. マインドフルな休憩をとる

あなたとチームは機械ではありません。仕事から完全に切り離すような休憩を取りましょう。自分のバッテリーを充電することは、綿密な計画を立てるのと同様に、仕事の質を高めるために不可欠です。忙しい1日の真ん中でコーヒーを飲み、10分間の休息をとってください。

10分間の仮眠

また、さまざまな生産性向上のためのテクニックを試してみることもお勧めします。例えば、私が昔所属していた会社では3時以降に各々好きな時間に10分休憩をとることを許されていました。私は主に休憩室で10分間、目をつぶって過ごしました。仮眠って程でもないんですが、ずっとパソコンを見ていると目の疲労はものすごいものです。たった10分間目をつぶるだけですが、目も心も簡単な瞑想をしたような感じになって、夜9時まで働くことができました。ぜひ試してみてください。

効率的な仕事をするために、必ず休暇を取るようにしましょう。ぶっ通しで良い仕事をすることはできません。休暇をとることは、燃え尽き症候群を防ぎ、健康的なワークライフバランスを維持するのに役立ちます。

以上、いくつかのクライアントとお仕事をする際にストレスを軽減する方法をいくつかご紹介しました。これらの方法は、チームのニーズに合わせてカスタマイズするといいでしょう。これらのシステムは、プロジェクトごとに改善していくことができます。