イラスト以外の業務を管理するコツ

フリーランスのイラストレーターやデザイナーの方や、私の他の投稿を読んだことがある方は、知っていると思いますが、イラストレーターの仕事は、絵を描いたり、切ったり、コラージュしたりするだけではありません。平均して、私の時間の60～70％はイラストを描くこと以外のことに費やしています。

その中の一つに管理業務があります。これは厄介な作業で、ほとんどの人が好きではありません。正直言って、私は好きではありませんでした。
このブログ記事では、管理をするのがもう少し楽しくなるような、ちょっとしたコツを紹介します。

1. プロジェクトを把握しておく

これから予定しているすべてのプロジェクトを記録しておくと、とても効果的です。なぜならば、私の脳はそれをすべて覚えていることができないからです。

「以前は記憶力いいかも！」と思っていましたが、数年前に燃え尽き症候群になってからは、もう記憶力はあまり良くありません。

デザインが良くて使いやすい文房具を使うと、より楽しくなるので助かります！

ノートには、私が毎月持っているプロジェクトを書き留めています。毎月どのプロジェクトがあるか、期限は何か、予算はいくらかを書き留めています。こうすることで、自分がどれだけ忙しくて、どれだけお金が入ってくるのかを簡単に把握することができます。

これを毎月やっているので、どんなプロジェクトがあって、どれくらいのお金が入ってくるのかが一目でわかるようになっています。

以前は簡単な走り書きでスケジュール管理していたのですが、ノートのあちこちを言ったり来たりしていたので、できるだけ1ページで管理できるように表にすることにしました。

1ページにまとめて見ると、その月の自分の予定が一気にわかるようになりました。個人的には、自分に残された時間だけでなく、金銭的にも見ています。請求書を支払うためには毎月一定の金額を稼がなければならないので、予算の欄にはその月の予算が十分かどうかが表示されています。

スケジュール表にはには、本の課題や編集部のイラストなど、主なプロジェクトを書き留めています。明確な期限があり、適切に計画することができるものはすべて、スケジュール表に追加します。

例えば、複数のイラストを週末までに納品することが決まってるなら、逆算して1日にする最低限の仕事をメモしておきます。

私の一ヶ月の予定表の隣には、一週間の計画があります。これには、より詳細な、日々のタスクがわかります。
一般的に、私はまず一ヶ月の予定表をチェックして、毎日のやることリストを作ります。「この日はこれをする」などを一週間の予定表に書き写します。

また、それぞれの仕事がおおよそどのくらいの時間がかかるか、書き留めておきます。電話やメール対応など、予想できない時間も踏まえて、絶対業務は6時間以内にするようにしてます。大体は時間通りには行きませんが。

私はポストイットを愛用しています。締め切りに融通が利く仕事や課題があったり、移動が可能な場合は、ポストイットに書いています。時間があると思う場所に貼ってもいいですが、時間がないことがわかったら、計画表のどこか別の枠外に貼っておきます。

プロジェクトの作業を始めるときはいつでも、日付と時間を書き留め、作業が終わったら終了時間を書き留めていました。

仕事の提案書を書かなければならないときは、15分単位で計算します。1分や2分の計算は積み重なれば大変です。15分単位（4分の1）で計算すればわかりやすいです。

私がフリーランスのイラストレーターになったとき、私は知り合いの税理士に電話をかけて「手伝ってくれないか」とお願いしました。というのも、私は数字が苦手だからです。

もしあなたが税金の申告にわからなくて、きちんとした申告をしたいと思っているならば、税理士に依頼しましょう。特に始めたばかりの頃はね。

お金や税ことは本当に複雑なことなので、フリーランスになった最初のときからきっちり処理していきましょう。

受信した請求書（私が支払わなければならない請求書）もほとんどが電子化されています。ほとんどの会社はメールで送ってきます。

私のメールの中には、請求書のためのフォルダがあります。フォルダ名をそのまんま「請求書」としました。そこに受信した請求書のメールをいれていきます。これで管理はちょっと簡単になりますよ。

毎四半期の終わりには、そのフォルダに入り、すべての請求書をパソコンのフォルダにコピーします。

アナログとデジタル、色々で業務管理しています。私はこの管理のし方を自分自身で試行錯誤しながらたどり着きました。あくまで私のやり方です。参考にしてみてください。